Hoe woorden werkelijkheid worden

(Dit artikel is gepubliceerd op Tekstblog)

Vrijdag 25 mei, het is stikheet en half Nederland verschuilt zich onder de parasols van terrasjes. Het lijkt de bezoekers van het symposium Hoe woorden werkelijkheid worden weinig te deren. In groten getale vezamelen zij zich in P.C. Hoofthuis van de Universiteit van Amsterdam, om daar tijdens een middagvullend programma alle ins & outs rondom het opstellen, schrijven en communiceren van beleid tot zich te nemen. De middag staat in het teken helder beleid; vijf sprekers uit verschillende beroepsvelden geven hun visie.

Problemen uiteenzetten met argumentenkaarten

Metrokaart

© Alargule Productions

Kees Kraaijeveld, directeur van de Argumentenfabriek en columnist bij Vrij Nederland, trapt het symposium af met een lezing over ’Helder denken’. ‘Want’, zo zegt Kraaijeveld, ‘je hebt het pas door als je het ziet’. Hij pleit daarmee voor het analyseren en in kaart brengen van informatie en argumentatieve structuren, voordat het daadwerkelijke beleid opgesteld kan worden. Aan de hand van zogenaamde argumentenkaarten, die een beetje lijken op metrokaarten, helpt Kraaijeveld zijn klanten bij het uiteenzetten van complexe problemen. De Argumentenfabriek fungeert daarbij als doorgever van, en doorvrager naar, informatie: per vraagstuk of onderwerp worden specialisten ingehuurd om de nodige informatie te verstrekken, en daarna is het puzzelen geblazen totdat hoofdlijnen en verbanden duidelijk zijn. Juist door die visualisatie van informatie in verschillende categorieën, zijn de bomen in het bos opeens duidelijk. Kraaijeveld maakte zo ook een argumentenkaart voor het opstellen van beleid, dat in 7 stappen verloopt.

Inhoud en structuur brieven beoordelen

Jara Hof, communicatieadviseur bij de gemeente Drechterland, geeft inzichten in de manier waarop gemeentes en overheidsbeslissingen in brieven verwoorden. Als communicatieadviseur probeert zij de service van ambtenaren naar de burger te verbeteren. Want wat is nu eigenlijk een goede overheidsbrief? Voor de burger is dat het kunnen begrijpen waarom een bepaalde beslissing genomen wordt. ‘Maar’, weet Hof uit ervaring, ‘daar denken ambtenaren vaak heel anders over!’ Zij volgen veel liever een standaardstructuur, waarbij conclusies pas helemaal aan het einde van de brief duidelijk worden, en waarbij de lezer om de oren geslagen wordt met verschillende wetsartikelen. Op de schrijfwijze van ambtenaren is nog veel winst te behalen, vindt Hof. Daarom stelde zij een nieuw model voor brieven op, die uitgaat van het standaardmodel van een kritische discussie. Dat model fungeert als een analytisch overzichtsinstrument, om de inhoud en structuur van een brief te beoordelen. Ambtenaren worden er zo toe gezet om eerst de conclusie van hun besluit duidelijk te maken, en dat vervolgens te verduidelijken met een goed uitgewerkte argumentatiestructuur.

Uit helder denken volgt helder schrijven

Henk Riphagen is beleidsmedewerker bij het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. In zijn lezing weet hij de luisteraars mee te nemen op een reis in het gedachtepatroon van de Haagse ambtenaar. Als je begint met helder denken, dan volgt daar helder schrijven op, zo meent Riphagen. En daar gaat het bij de Haagse ambtenaren nu juist vaak mis. Ambtenaren, zowel jong als oud, zitten vastgeroest in een oud patroon van denken en schrijven. Niemand lijkt een heldere beleidstekst van 2 kantjes te durven maken. Het standaardbeeld dat beleidsteksten saai en onleesbaar zijn, blijft hierdoor bestaan. En dat is nergens voor nodig, vindt Riphagen. Toch begrijpt hij wel waarom het gebeurt. Niet alleen wordt de status van ambtenaren door de vage ‘ambtenarentaal’ aangegeven, deze schrijvers gaan ook gebukt onder druk van buiten. Een goede dosis aan vage taal is namelijk een prima recept voor het verhullen van het antwoord op een pijnlijke vraag. Daarnaast worden uitgekauwde compromissen en onvoltooid beleid goed verhuld door vaag taalgebruik.

Communicatie als onderdeel van beleid

Charlene Verweij, communicatieadviseur bij Economische Zaken van de gemeente Amsterdam, licht de communicatiemethode Factor C toe. Factor C is een methodiek die ervoor zorgt dat het toepassen van communicatie een onderdeel van het beleid zelf wordt. Daarbij wordt vooral het perspectief benadrukt, ligt Verweij toe. Want beleidsschrijvers moeten zich beseffen dat dezelfde beleidstekst door verschillende mensen verschillend kan worden ervaren. Het is dan ook van belang dat beleidsschrijvers omgevingsgericht werken. Als zij dat doen, merken ze signalen van burgers op en kunnen zij dit vervolgens verwerken in het beleid. Bij het omgevingsgericht werken zijn de 3 K’s van belang: Krachtenveld (wie), Kernboodschap (wat) en Kalender (wanneer). Wanneer de beleidsschrijver rekening houdt met die drie k’s, dan maakt hij beleid met een kernboodschap, waarvan communicatie een integraal onderdeel is.

Overbodige woorden, woordkitsch en wollig zwetsen

De lezingenreeks werd afgesloten door Arjen Ligtvoet, bedrijfseconoom, financieel tekstschrijver en werkzaam bij tekstbureau Tekstridder. Ligtvoet schreef het boek Vaagtaal, waarin hij de verreikende gevolgen van onduidelijk taalgebruik onder de loep neemt. Omdat het daadwerkelijke schrijven een sluitpost is, wordt er vaak te weinig tijd aan besteed, zo meent Ligtvoet. Gevolg: veel ambtenaren schrijven hun teksten met vaag taalgebruik. Denk bijvoorbeeld aan lege ‘containerwoorden’ als duurzaamheid en leefbaarheid, die eigenlijk niets betekenen. Of het gebruik van tangconstructies en voorzetseluitdrukkingen. Een andere misconceptie van ambtenaren, is dat beleidsteksten lang moeten zijn. Dat leidt tot veel overbodige woorden, woordkitsch en wollig zwetsen: een lange tekst, vol onnuttige inhoud. Tips van Ligtvoet voor het schrijven van een heldere tekst zijn dan ook: schrijf positief, gebruik citaten en retorische middelen, gebruik geen ironie of sarcasme, geef voorbeelden en schrijf vanuit de organisatie.

De middag werd afgesloten met een paneldiscussie waarin stellingen naar voren kwamen als ‘Beleidsteksten schrijven is saai’ en ‘Het is onverantwoord om strategisch te werk te gaan bij het schrijven van beleidsteksten.’ Mede dankzij de enthousiaste paneldiscussieleider Ingeborg van der Geest, was de discussie erg levendig. Zo deelden niet alleen de panelleden (de sprekers) hun mening over de stellingen, maar werd er ook vanuit het publiek enthousiast meegedaan.

Advertisements